ROOFTOP RZESZÓW

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych uczestników wydarzenia „Rooftop Rzeszów".

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO"), informujemy o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w związku z rejestracją i udziałem w wydarzeniu „Rooftop Rzeszów".

I. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wojciech Drozd, prowadzący działalność nierejestrowaną pod marką Boiler Rush (działalność nierejestrowana w rozumieniu art. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców; administrator nie jest wpisany do CEIDG i nie posiada numerów NIP ani REGON).

Kontakt z Administratorem:

• adres e-mail: boiler.rush@gmail.com
• adres do korespondencji: dostępny na żądanie pod adresem e-mail powyżej

II. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

1) Rejestracja oraz organizacja udziału w wydarzeniu „Rooftop Rzeszów" (przetwarzane dane: imię i nazwisko, numer telefonu, nazwa profilu na Instagramie):

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz do wykonania umowy o udział w wydarzeniu;
• a także art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na weryfikacji uczestników, obsłudze listy gości, kontakcie organizacyjnym z uczestnikami oraz zapewnieniu prawidłowej organizacji wydarzenia o charakterze zamkniętym.

2) Utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku w postaci zdjęć, nagrań video oraz transmisji na żywo (live stream) wykonywanych podczas wydarzenia oraz ich publikacja w mediach społecznościowych Administratora (Instagram):

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą;
• w zakresie ochrony wizerunku – art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, zgodnie z którym rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej.

3) Zapewnienie bezpieczeństwa wydarzenia i porządku publicznego, w tym kontrola wstępu na teren obiektu:

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora oraz współorganizatorów, polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa uczestników i mienia.

4) Ewentualne ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami:

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

III. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

• Grand Club – współorganizator wydarzenia, odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa i obsługi eventu;
• Hotel Bristol w Rzeszowie – podmiot udostępniający przestrzeń (taras widokowy BALIA SPA), w zakresie niezbędnym do realizacji wydarzenia i zachowania zasad bezpieczeństwa obiektu;
• dostawcy usług IT i hostingowych obsługujący stronę rooftoprzeszow.pl;
• dostawca platformy Instagram (Meta Platforms Ireland Limited) – w zakresie publikacji materiałów wizualnych i transmisji live;
• odbiorcy materiałów publikowanych w Internecie – w odniesieniu do wizerunku rozpowszechnianego w ramach transmisji i publikacji w mediach społecznościowych (krąg odbiorców jest w tym zakresie nieograniczony);
• podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. organy państwowe).

IV. Przekazywanie danych do państw trzecich

W związku z korzystaniem z usług firmy Meta Platforms (Instagram), Pani/Pana dane (w tym wizerunek) mogą być przekazywane do państw trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się w oparciu o mechanizmy zapewniające odpowiedni stopień ochrony, w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz – w przypadku odbiorców z USA – decyzję Komisji Europejskiej w sprawie EU-U.S. Data Privacy Framework.

V. Okres przechowywania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane wyłącznie przez czas niezbędny do organizacji i rozliczenia wydarzenia, tj. do dnia 27 czerwca 2026 r. (tydzień po dacie wydarzenia). Po upływie tego okresu dane rejestracyjne (imię i nazwisko, numer telefonu, nazwa profilu Instagram) zostaną trwale usunięte.

Powyższy okres nie dotyczy materiałów zawierających wizerunek opublikowanych w mediach społecznościowych Administratora na podstawie odrębnej zgody – materiały te będą przechowywane do czasu cofnięcia zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu, z zastrzeżeniem, że cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem oraz nie obejmuje materiałów już rozpowszechnionych w transmisji na żywo, które ze względu na swoją naturę nie podlegają wycofaniu.

W przypadku ewentualnych roszczeń dane mogą być przechowywane dłużej – do czasu upływu terminu ich przedawnienia zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego.

VI. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
• prawo do sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych (art. 16 RODO);
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") – w przypadkach określonych w art. 17 RODO;
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO);
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO);
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: boiler.rush@gmail.com.

VII. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże:

• podanie imienia i nazwiska, numeru telefonu oraz nazwy profilu Instagram było warunkiem niezbędnym do dokonania rejestracji i udziału w wydarzeniu; konsekwencją odmowy ich podania był brak możliwości rejestracji oraz uczestnictwa w „Rooftop Rzeszów";
• wyrażenie zgody na przetwarzanie wizerunku w zakresie publikacji materiałów w mediach społecznościowych jest dobrowolne i nie jest warunkiem udziału w wydarzeniu. Należy jednak mieć na uwadze, że wydarzenie ma charakter publiczny w odniesieniu do transmisji na żywo, a nagrywanie obejmuje całą przestrzeń eventu – w związku z tym uniknięcie utrwalenia wizerunku może w praktyce nie być możliwe; w takim przypadku Administrator dołoży starań, aby wizerunek osób, które nie wyraziły zgody, nie był eksponowany w sposób umożliwiający ich identyfikację (np. poprzez anonimizację, kadrowanie).

VIII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, w rozumieniu art. 22 RODO.

Informacja o utrwalaniu i rozpowszechnianiu wizerunku uczestników.

Informujemy, że całe wydarzenie „Rooftop Rzeszów", odbywające się w dniu 20 czerwca 2026 r. na tarasie widokowym BALIA SPA Hotelu Bristol w Rzeszowie, będzie:

• fotografowane,
• nagrywane w formie video,
• transmitowane na żywo (live stream).

Materiały utrwalone podczas wydarzenia – w tym wizerunek uczestników – będą rozpowszechniane bez ograniczeń terytorialnych i czasowych w celach promocyjnych, marketingowych i informacyjnych Administratora, w szczególności poprzez publikację na profilu organizatora w serwisie Instagram oraz w innych mediach społecznościowych Administratora, a także w działaniach promocyjnych dotyczących kolejnych edycji wydarzenia.

Wykorzystanie wizerunku odbywa się w zakresie określonym w art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, na podstawie zgody uczestnika stanowiącej również podstawę prawną przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunku zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Informacje dotyczące zgody:

• wyrażenie zgody na przetwarzanie wizerunku jest całkowicie dobrowolne i nie warunkuje udziału w wydarzeniu;
• zgodę można cofnąć w dowolnym momencie poprzez przesłanie oświadczenia na adres e-mail: boiler.rush@gmail.com;
• cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
• cofnięcie zgody skutkuje usunięciem wizerunku z kanałów publikacyjnych Administratora w zakresie technicznie możliwym i niezwłocznym – co nie obejmuje materiałów wyemitowanych w transmisji na żywo, które ze swojej istoty nie mogą zostać wycofane, a także kopii materiałów udostępnionych wcześniej osobom trzecim lub pobranych przez użytkowników mediów społecznościowych;
• wizerunek może być przekazywany do państw trzecich poza EOG w związku z korzystaniem z usług platformy Instagram (Meta Platforms);
• uczestnikom nie przysługuje wynagrodzenie z tytułu wykorzystania wizerunku.

Uczestnik, który nie chce, aby jego wizerunek był utrwalany lub rozpowszechniany, proszony jest o kontakt z organizatorem przed rozpoczęciem wydarzenia pod adresem boiler.rush@gmail.com, aby umożliwić podjęcie odpowiednich działań organizacyjnych (np. anonimizację, kadrowanie).